Задачи и функции сектора по делам архивов общего отдела администрации

 

Задачи и функции сектора по делам архивов общего отдела администрации

Вохомского муниципального района

(Положение о секторе по делам архивов общего отдела администрации Вохомского муниципального района)

 

                                                 3. Основные задачи.

                Основными задачами сектора по делам архивов являются:

                3.1. Обеспечение необходимыми архивными документами районное Собрание депутатов, главу администрации Вохомского муниципального района, а также органы муниципального района.

                3.2. Обеспечение сохранности, организация учёта и использования документов Архивного фонда Костромской области.

                3.3. Комплектование сектора по делам архивов документами.

                3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве районного Собрания депутатов, администрации муниципального района, других муниципальных учреждений района, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

                 3.5. Контроль за соблюдением учреждениями-источниками комплектования, другими собственниками Архивного фонда Костромской области законодательства Российской Федерации, Федерального закона  от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (пункта 2 части 1 статьи 4, части 5 статьи 14),                                                        иных правовых актов Костромской области, районного Собрания депутатов, главы администрации муниципального района в области архивного дела.

           

                                                         4. Функции

                    Сектор по делам архивов в соответствии с возложенными на него задачами:

                    4.1. осуществляет хранение и учёт документов, представляет в Комитет по делам архивов Костромской области сведения о хранящихся в отделе по делам архивов фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности;

                    4.2. разрабатывает и по согласованию с Комитетом по делам архивов Костромской области представляет на утверждение главе администрации муниципального района списки учреждений, документы которых подлежат передаче в архив, ведёт работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет приём документов на хранение;

                   4.3. проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;

                    4.4.создаёт и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела по делам архивов с целью оперативного использования содержащейся в них информации;

                    4.5. информирует районное Собрание депутатов, главу администрации муниципального района, иные учреждения района о составе и содержании документов архива, исполняет их запросы;

                    4.6. использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях; в установленном порядке предоставляет документы отдела по делам архивов районному Собранию депутатов, главе администрации муниципального района, гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения;

                    4.7. осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования, а также по поручению Комитета по делам архивов Костромской области - учреждений, организаций и предприятий, отнесённых к федеральной собственности Костромской области; ведёт пофондовый и статистический учёт документов учреждений;

                    4.8. проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий;

                     4.9. вносит на рассмотрение главы муниципального района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству;

                      4.10. проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчинённости, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, иных правовых актов Костромской области, постановлений и распоряжений районного Собрания депутатов, главы администрации муниципального района в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

                       4.11. информирует главу администрации муниципального района, Комитет по делам архивов Костромской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах;

                      4.12. рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений;

                      4.13. рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по делам архивов Костромской области поступившие от учреждений описи дел постоянного срока хранения; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приёму в архив;

                      4.14. изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;

                      4.15. организует подготовку и передаёт на постоянное хранение документы в соответствии с Соглашением между Комитетом по делам архивов Костромской области и администрацией Вохомского муниципального района;

                      4.16. рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит приём граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела по делам архивов; выдаёт в установленном порядке учреждениям и гражданам справки, в том числе социально-правового характера, копии документов, выписки из документов.