Вы здесь

ПОЛОЖЕНИЕ о секторе по делам архивов общего отдела администрации Вохомского муниципального района Костромской области

 

                                                 УТВЕРЖДЕНО
                                                                             постановлением администрации
                                                                             Вохомского муниципального
                                                                             района от 12.05.2012102
 
 
ПОЛОЖЕНИЕ
о секторе по делам архивов  общего отдела администрации Вохомского муниципального района      Костромской области
 
                                                         1. Общие положения
               1.1. Сектор по делам архивов  общего отдела администрации Вохомского муниципального района Костромской области (далее по тексту – сектор) является структурным подразделением общего отдела  администрации муниципального района без права юридического лица, для выполнения функций администрации района в сфере архивного дела и обеспечения деятельности районного Собрания депутатов, главы администрации муниципального района.
               Сектор по делам архивов образуется постановлением главы администрации муниципального района.
               1.2. Положение о секторе  по делам архивов утверждается постановлением главы администрации муниципального района.
               1.3. Сектор  по делам архивов содержится за счёт районного бюджета и субвенций из областного бюджета. Штатная численность устанавливается главой администрации муниципального района по согласованию с Комитетом по делам архивов Костромской области.
               1.4. Сектор по делам архивов размещается по адресу: Костромская область, п.Вохма, ул. Советская, 39-а, почтовый индекс 157760.
               1.5. Сектор по делам архивов пользуется печатью администрации муниципального района в установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок, копий, выписок из документов.
               1.6. Обеспечение помещением, отвечающим требованиям постоянного (длительного) хранения документов, его содержание, техническое оснащение, охрана, обеспечение транспортом, создание других, необходимых для работы отдела, условий осуществляется администрацией муниципального района.
               1.7. Сектор по делам архивов руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законом Костромской области «Об Архивном фонде Костромской области и архивах», законом Костромской области «О местном самоуправлении в Костромской области»,иными правовыми актами Костромской области, Уставом Вохомского муниципального района, постановлениями районного Собрания депутатов и главы администрации муниципального района, Положением об Архивном фонде Российской Федерации, приказами и инструкциями Федеральной архивной службы России (Росархива), Комитета по делам архивов Костромской области, настоящим Положением.
               1.8. Сектор по делам архивов в сфере архивного дела взаимодействует с Комитетом по делам архивов Костромской области и учреждениями его системы на территории Костромской области.
               1.9. Сектор по делам архивов администрации муниципального района представляет администрацию района по вопросам, отнесённым к его компетенции, в органах управления архивным делом и архивных учреждениях системы Федеральной архивной службы России (Росархива) на территории Костромской области и в других
субъектах Российской Федерации.
                                                                  -2-
 
               1.10. Сектор по делам архивов осуществляет руководство архивным делом, несёт ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела на территории района, хранит, организует учёт и использование документов Архивного фонда Костромской области.
              Сектор по делам архивов хранит документы Архивного фонда Костромской области постоянно.
                В соответствие с Законом Костромской области «Об Архивном фонде Костромской области и архивах» сектор по делам архивов может осуществлять временное хранение документов до передачи их на постоянное хранение. При этом порядок передачи определяется Соглашением (Договором) между Комитетом по делам архивов Костромской области и администрацией Вохомского муниципального района.
                1.11. Указания и рекомендации сектора по делам архивов по вопросам архивного дела обязательны для учреждений, организаций и предприятий района независимо от формы собственности.
 
                                                 2. Состав документов
                2.1. Сектор по делам архивов хранит:
                2.1.1. документы государственной части Архивного фонда Костромской области, образовавшиеся в деятельности районного и сельских органов представительной и исполнительной власти, муниципальных учреждений районного подчинения, а также образующихся в деятельности районного Собрания депутатов, других учреждений, организаций и предприятий, отнесённых к муниципальной собственности, а также находящихся  в совместном ведении муниципального района и Костромской области;
               2.1.2. документы архивных фондов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, включенные в негосударственную часть Архивного фонда Костромской области;
               2.1.3. документы на бумажных носителях по личному составу ликвидированных организаций ( не имеющих правопреемника),действовавших на территории Вохомского муниципального района.
               2.2. Сектор по делам архивов хранит также учётные документы, архивные справочники и другие материалы, необходимые в практической работе.
               2.3. Сектор по делам архивов может хранить документы негосударственной части Архивного фонда Костромской области.
               2.4. Документы негосударственной части Архивного фонда Костромской области поступают на хранение в сектор по делам архивов на основе договора, заключенного между собственниками документов и сектором по делам архивов.
 
                                                 3. Основные задачи
                Основными задачами сектора по делам архивов являются:
                3.1. Обеспечение документами, необходимыми для деятельности районного собрания депутатов, главы администрации Вохомского муниципального района, а также органов муниципального района.
                3.2. Обеспечение сохранности, организация учёта и использования документов Архивного фонда Костромской области.
                3.3. Комплектование сектора по делам архивов документами.
                3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве районного Собрания депутатов, администрации муниципального района, других муниципальных учреждений района, содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.
                                                                     -3-
 
                 3.5. Контроль за соблюдением учреждениями-источниками комплектования, другими собственниками Архивного фонда Костромской области законодательства Российской Федерации, закона Костромской области «Об Архивном                                                                фонде Костромской области и архивах», иных правовых актов Костромской области, районного Собрания депутатов, главы администрации муниципального района в области архивного дела.
           
                                                         4. Функции
                    Сектор по делам архивов в соответствии с возложенными на него задачами:
                    4.1. осуществляет хранение и учёт документов, представляет в Комитет по делам архивов Костромской области сведения о хранящихся в секторе по делам архивов фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечения их физической сохранности;
                    4.2. разрабатывает и по согласованию с комитетом по делам архивов Костромской области представляет на утверждение главе администрации муниципального района списки учреждений, документы которых подлежат передаче в архив, ведёт работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет приём документов на хранение;
                   4.3. проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;
                    4.4. создаёт и совершенствует научно-справочный аппарат к документам сектора по делам архивов с целью оперативного использования содержащейся в них информации;
                    4.5. информирует районное Собрание депутатов, главу администрации муниципального района, иные учреждения района о составе и содержании документов архива, исполняет их запросы;
                    4.6. использует документы в социально-экономических и культурно-просветительских целях; в установленном порядке предоставляет документы отдела по делам архивов районному Собранию депутатов, главе администрации муниципального района, гражданам с целью их научного и практического использования; исполняет социально-правовые запросы населения;
                    4.7. осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений-источников комплектования, а также по поручению комитета по делам архивов Костромской области - учреждений, организаций и предприятий, отнесённых к федеральной собственности Костромской области; ведёт пофондовый и статистический учёт документов учреждений;
                    4.8. проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений, их экспертных комиссий;
                     4.9. вносит на рассмотрение главы муниципального района предложения по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архиве, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, участвует в подготовке и рассмотрении проектов распорядительных документов, планов по архивному делу и делопроизводству;
                      4.10. проверяет выполнение учреждениями, независимо от их ведомственной подчинённости, а также другими собственниками документов, требований законодательства Российской Федерации, закона Костромской области «Об Архивном фонде Костромской области и архивах», иных правовых актов Костромской области, постановлений и распоряжений районного Собрания депутатов, главы администрации
 
                                                                      -4-
муниципального района в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве;
                       4.11. информирует главу администрации муниципального района, Комитет по делам архивов Костромской области о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде и архивах;
                      4.12. рассматривает и согласовывает Положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений;
                      4.13. рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии комитета по делам архивов Костромской области поступившие от учреждений описи дел постоянного срока хранения; рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу учреждений, документы которых подлежат приёму в архив;
                      4.14. изучает и обобщает практику деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, распространяет их положительный опыт; проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;
                      4.15. организует подготовку и передаёт на постоянное хранение документы в соответствии с Соглашением между комитетом по делам архивов Костромской области и администрацией Вохомского муниципального района;
                      4.16. рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит приём граждан по вопросам, относящимся к компетенции отдела по делам архивов; выдаёт в установленном порядке учреждениям и гражданам справки,в том числе социально-правового характера, копии документов, выписки из документов.
 
                                                                  5. Права
                     Сектору по делам архивов предоставляется право:
                     5.1. получать от учреждений необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;
                     5.2. проверять ведомственные архивы и организацию документов в делопроизводстве учреждений независимо от их ведомственной подчинённости;
                     5.3. давать в пределах своей компетенции учреждениям обязательные для исполнения указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений;
                     5.4. ставить вопросы перед органами государственной власти, главой администрации муниципального района, правоохранительными органами о привлечении руководителей, других должностных лиц учреждений, независимо от их ведомственной подчинённости, к уголовной, административной или иной, установленной законодательством Российской Федерации, законодательными и правовыми актами Костромской области, ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде Костромской области и архивах; составлять протоколы об административных нарушениях в сфере архивного дела на территории района, предусмотренных Законом Костромской области «Об административной ответственности на территории Костромской области за правонарушения, не урегулированные Кодексом РФ «Об административных правонарушениях».
 
 
 
 
 
 
                                                                   -5-
 
 
                                                      6. Организация работы
                    6.1. В сектор по делам архивов входят: заведующий сектором и главный специалист.
                    Сектор по делам архивов возглавляет заведующий, главный специалист находится в непосредственном его подчинении.
                    Работники сектора по делам архивов являются муниципальными служащими, исполняют в порядке, установленном Уставом муниципального района, настоящим Положением, в соответствии с федеральными законами и законами Костромской области, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела, назначаются и освобождаются от должности главой администрации муниципального района.
                    6.2. Заведующий сектором по делам архивов:
                    6.2.1. организует деятельность отдела по делам архивов и несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на сектор по делам архивов задач;
                    6.2.2. отчитывается о работе сектора по делам архивов и состоянии архивного дела перед администрацией муниципального района и Комитетом по делам архивов Костромской области;
                    6.2.3. обеспечивает соблюдение охранного и противопожарного режимов, внедряет в практику рациональные способы хранения документов, определяет потребности в оборудовании и материалах;
                    6.2.4. решает вопросы выдачи документов учреждениям во временное пользование, для работы исследователей в помещении отдела по делам архивов;
                    6.2.5. составляет и передаёт материалы в органы, уполномоченные рассматривать дела об административных правонарушениях в сфере архивного дела, совершённых на территории района.
                    6.3. Деятельность сектора по делам архивов организуется на основе годового плана работы, согласованного с Комитетом по делам архивов Костромской области и утверждённого главой муниципального района.
                    6.4. Сектор по делам архивов осуществляет свою работу в контакте с администрацией муниципального района, учреждениями, представителями общественности.
                     6.5. Сектор по делам архивов по решению главы администрации муниципального района может выполнять в установленном порядке договорные работы и платные услуги, номенклатура которых согласуется с Комитетом по делам архивов Костромской области.
                     6.6. При смене заведующего сектором по делам архивов приём-передача дел и материалов производится с участием специально созданной комиссии. Акт приёма-передачи утверждается главой администрации муниципального района и представляется в Комитет по делам архивов Костромской области.
                     6.7.Ликвидация или реорганизация сектора по делам архивов, внесение изменений и дополнений в настоящее Положение осуществляется постановлением главы администрации муниципального района в соответствии с действующим гражданским законодательством.
 
                                 
 
 
 
 
                                                                 -6-
 
                                                      7. Ответственность
                     7.1. Сектор, в лице соответствующих должностных лиц, несёт ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных задач и функций, принятие мер по реализации предоставленных настоящим Положением прав.
                      7.2. Персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на сектор настоящим Положением, несёт заведующий сектором.
                      7.3. Заведующий сектором по делам архивов общего отдела администрации Вохомского муниципального района несет ответственность за нарушение сроков и порядка работы с обращениями граждан в соответствии с административным регламентом предоставления муниципальной услуги «Рассмотрение обращений граждан в администрации Вохомского муниципального района», утвержденного постановлением администрации Вохомского муниципального района № 77 от 16.06.2011 года.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                                
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
ПОЛОЖЕНИЕ
 
о секторе по делам архивов общего отдела  администрации              Вохомского  муниципального района
 
 
 
 
                                 
 
 
              
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                                                                                               УТВЕРЖДАЮ
                                                                                               Глава администрации Вохомского
                                                                                               муниципального района:-
                                                                                           
                                                                                               __________________ А.М.Адеев
 
 
                              Должностная инструкция  главного
специалиста сектора по делам
архивов общего отдела администрации Вохомского муниципального
района.
 
                                            1. Общие положения. 
 
1.1. Главный специалист сектора по делам архивов отвечает за полное, своевременное и качественное осуществление работы по ведению архивного дела и за сохранность используемых в работе документов (сведений).
 
1.2. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.2.1. основными правилами работы архивов организаций;
1.2.2. Положением о секторе по делам архивов общего отдела администрации муниципального района;
1.2.3. правилами внутреннего трудового распорядка;
1.2.4. настоящей должностной инструкцией.
 
1.3. Должен знать:
1.3.1. нормативно-правовые акты, другие материалы и документы по ведению архивного дела;
1.3.2. порядок хранения документов и пользования ими;
1.3.3. порядок составления архивных справок по документам постоянного и временного сроков хранения, документам по личному составу.
 
                                       2. Должностные обязанности.
2.1. Главный специалист обязан:
2.1.1. принимать и регистрировать поступившие социально-правовые и тематические запросы организаций и физических лиц;
2.1.2. следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
2.1.3. контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещениях архива;
2.1.4. выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчётности о работе архива;
2.1.5. главный специалист должен своевременно и в полном объёме отрабатывать и представлять заведующему сектором по делам архивов общего отдела администрации муниципального района отчётную и иную служебную информацию;
 
                                                                           -2-
 
2.1.6. регламент рабочего времени главного  специалиста сектора по делам архивов общего отдела администрации муниципального района соответствует нормам Федерального законодательства о труде.
 
 
 
                                                  3. Права работника.
3.1. Главный специалист сектора по делам архивов общего отдела администрации муниципального района имеет право:
3.1.1. принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности по всем вопросам, относящимся к его компетенции;
3.1.2. готовить и представлять заведующему сектором по делам архивов общего отдела администрации муниципального района предложения по совершенствованию организации его работы.
 
 
                4. Ответственность. Порядок оценки труда работника.
 
4.1. Главный специалист сектора по делам архивов общего отдела администрации муниципального района несёт административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
4.1.1. невыполнение служебных указаний заведующего сектором по делам архивов общего отдела администрации муниципального района.
4.2. Основным критерием оценки труда главного специалиста сектором по делам архивов общего отдела администрации муниципального района является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей инструкцией.